Wechsel des Geschäftsführers: GmbH Checkliste

Checkliste: Ernennung und Ablösung eines Geschäftsführers

Die Einsetzung eines neuen Geschäftsführer sowie der Austausch eines amtierenden Geschäftsführers stellen signifikante Meilensteine in der Struktur einer GmbH dar und erfordern eine akribische Vorbereitung. Es ist von höchster Wichtigkeit, dass sämtliche rechtlichen Erfordernisse, persönlichen Eignungen sowie rechtskräftige Beschlüsse vorliegen. Die nachfolgende Aufstellung dient als Orientierungshilfe, um sämtliche relevanten Schritte und Formalitäten rund um die Ernennung eines Geschäftsführers und dessen Ablösung detailliert zu darzulegen.

Inhaltliche Übersicht:

Gesetzliche Rahmenbedingungen für die Ernennung eines Geschäftsführers
Persönliche Qualifikationen des designierten Geschäftsführers
Zuständigkeit für die Ernennung des Geschäftsführers gemäß Gesellschaftsvertrag
Beschlussfähigkeit der zuständigen Gremien
Beschluss über die Ernennung des Geschäftsführers
Annahme der Ernennung durch den designierten Geschäftsführer
Anmeldung und Eintragung der Ernennung im Handelsregister
Öffentliche Bekanntmachung der Geschäftsführerernennung
Einarbeitung und Übernahme der Geschäftsführung
Checkliste für den Geschäftsführerwechsel
Musterdokumente zur Ernennung und Abberufung eines Geschäftsführers

1. Gesetzliche Rahmenbedingungen für die Ernennung eines Geschäftsführers

Für eine GmbH ist die Ernennung eines Geschäftsführers unerlässlich, da die Gesellschaft als juristische Person keine eigenständige Handlungsfähigkeit besitzt. Üblicherweise obliegt die Ernennung und Abberufung eines GmbH-Geschäftsführers der Gesellschafterversammlung. Dennoch sollte ein Blick in den Gesellschaftsvertrag zeigen, ob nicht ein anderes Organ für diese Aufgabe zuständig ist. Grundsätzlich genügt für den Beschluss zur Ernennung eines Geschäftsführers eine einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Der Gesellschaftsvertrag kann jedoch spezifische Regelungen enthalten, die für eine Ernennung oder Abberufung eine qualifizierte Stimmenmehrheit verlangen.

2. Persönliche Qualifikationen des designierten Geschäftsführers

Gemäß § 6 Abs. 2 Satz 1 GmbH kann jede natürliche Person mit voller Geschäftsfähigkeit zum Geschäftsführer einer GmbH bestimmt werden. Der Gesellschaftsvertrag kann jedoch über die gesetzlichen Bestimmungen hinausgehende Anforderungen festlegen, insbesondere eine akademische Ausbildung, nachweisbare Fachkenntnisse, relevante Berufserfahrung, Branchenkenntnisse oder andere persönliche Attribute, die für eine erfolgreiche Unternehmensführung als wesentlich oder notwendig erachtet werden.

Volle Geschäftsfähigkeit: Überprüfung der persönlichen Daten anhand eines Ausweisdokuments, insbesondere der Volljährigkeit des künftigen Geschäftsführers;
Führungs- und Fachkompetenz: Bewertung anhand des Lebenslaufs und von Referenzen, ob die Person über die erforderlichen Fachkenntnisse und Erfahrungen in der Unternehmensleitung verfügt.
Fehlen von Hinderungsgründen: Überprüfung anhand eines Auszugs aus dem polizeilichen Führungszeugnis, ob keine Ausschlussgründe wegen Insolvenzdelikten, Betrug oder Untreue bestehen.
Keine laufenden Insolvenzverfahren: Einholung von Auskünften beim zuständigen Insolvenzgericht oder über Wirtschaftsauskunfteien (wie z.B. Creditreform oder Schufa), um eine Beteiligung an laufenden Insolvenzverfahren auszuschließen.

3. Zuständigkeit für die Ernennung gemäß Gesellschaftsvertrag

Gemäß § 46 Nr. 5 GmbHG ist primär die Gesellschafterversammlung für die Benennung von Geschäftsführern zuständig. Unter bestimmten Umständen kann diese Aufgabe auch dem Aufsichtsrat einer GmbH zukommen. Des Weiteren haben die Gesellschafter gemäß § 45 Abs. 2 GmbHG die Möglichkeit, die Zuständigkeit für die Geschäftsführerbestellung im Gesellschaftsvertrag auf andere Organe oder Gesellschafter zu übertragen.

Prüfung des Gesellschaftsvertrages: Abklärung, ob eine Übertragung der Zuständigkeit auf ein anderes Gremium vorgesehen ist.
Klärung von Mitbestimmungsrechten: Sofern die GmbH der unternehmerischen Mitbestimmung unterliegt, ist der Aufsichtsrat zuständig.

4. Beschlussfähigkeit der zuständigen Gremien

Einladung zur Gesellschafterversammlung: Formgerechte Einladung der Gesellschafter zur Versammlung mit dem Tagesordnungspunkt "Ernennung eines neuen Geschäftsführers";
Beschlussfähigkeit: Prüfung auf besondere Erfordernisse bezüglich der Beschlussfähigkeit der Gesellschafterversammlung gemäß Gesellschaftsvertrag.

5. Gesellschafterversammlung: Beschluss zur Ernennung des Geschäftsführers

Als oberstes Entscheidungsgremium der GmbH verfügt die Gesellschafterversammlung über weitreichende Befugnisse, die sich von Weisungsrechten gegenüber den Geschäftsführern bis hin zu kleinsten Details erstrecken können. Die Beschlüsse der Gesellschafterversammlung werden durch Abstimmung gefasst, wobei das Stimmrecht der einzelnen Gesellschafter üblicherweise proportional zu ihren Anteilen am Stammkapital gewichtet wird. Spezifische Details sind im Gesellschaftsvertrag geregelt. Der Beschluss muss den zu ernennenden Geschäftsführer exakt benennen. Sollten im Beschluss keine Angaben zur Vertretungsbefugnis enthalten sein, vertritt der Geschäftsführer die GmbH gemäß den allgemeinen gesellschaftsvertraglichen Regelungen zur Vertretung.

6. Annahme der Ernennung durch den Geschäftsführer

Der Ernennungsbeschluss muss gegenüber dem neu ernannten Geschäftsführer noch durch eine rechtsgeschäftliche Willenserklärung umgesetzt werden. Zuständig für die Abgabe dieser Erklärung ist in der Regel die Mehrheit der Gesellschafterversammlung, welche dem ernannten Geschäftsführer eine Erklärung der Ernennung zukommen lässt. Falls der Geschäftsführer bei der Ernennung anwesend ist, gilt die notwendige Erklärung zur Ausführung der Ernennung mit dem Beschluss als abgegeben.

Die Ernennung zum Geschäftsführer wird jedoch erst mit der Annahme des Amtes durch den designierten Geschäftsführer wirksam, nicht schon mit dem Beschluss oder der Erklärung zur Ausführung. Dies geschieht üblicherweise durch eine schriftliche Mitteilung. Mit der Annahme der Ernennung beginnt die offizielle Amtszeit des Geschäftsführers, mit allen damit verbundenen Rechten und Pflichten. Die Annahme kann jedoch auch durch konkludentes Handeln erfolgen, beispielsweise durch die faktische Übernahme der Geschäftsführeraufgaben. Eine formelle Eintragung der Ernennung in das Handelsregister ersetzt jedoch nicht die Annahme der Bestellung durch den Geschäftsführer.

7. Anmeldung und Eintragung der Ernennung im Handelsregister

Die Ernennung eines neuen Geschäftsführers muss über einen Notar unter Beifügung des Gesellschafterbeschlusses zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet werden. Für die Anmeldung sind die vertretungsberechtigten Geschäftsführer der GmbH zuständig, bei unechter Gesamtvertretung auch ein Geschäftsführer zusammen mit einem Prokuristen. Der neu ernannte Geschäftsführer kann an der Anmeldung seiner eigenen Ernennung mitwirken. Die Anmeldung muss in notariell beglaubigter Form erfolgen und die persönlichen Daten wie Name, Geburtsdatum und Wohnort des neuen Geschäftsführers enthalten. Die Eintragung in das Handelsregister hat lediglich eine deklaratorische Bedeutung.

Notarielle Beglaubigung: Vorbereitung eines Notartermins zur notariellen Beglaubigung des Ernennungsbeschlusses für die Handelsregisteranmeldung und die Eintragung ins Handelsregister;
Ernennungsbeschluss im Original: Vorlage der Urkunde über die Ernennung des Geschäftsführers im Original oder in öffentlich beglaubigter Kopie;
Vertretungsbefugnis des Geschäftsführers: Gemäß § 10 Abs. 1 Satz 2 GmbHG muss die Vertretungsbefugnis des Geschäftsführers im Handelsregister eingetragen werden. Die Befreiung vom Verbot des Selbstkontrahierens gemäß § 181 BGB ist im Handelsregister zu vermerken, falls diese erteilt wurde.
Versicherung des Geschäftsführers: Die neuen Geschäftsführer müssen versichern, dass keine Ernennungshindernisse vorliegen und sie wurden über ihre uneingeschränkte Auskunftspflicht gegenüber dem Gericht belehrt.

8. Öffentliche Bekanntmachung der Geschäftsführerernennung

Die Ernennung eines neuen Geschäftsführers ist öffentlich bekannt zu machen, nachdem die Eintragung in das Handelsregister vollzogen wurde. Diese Bekanntmachung erfolgt über das elektronische Handelsregister und wird im Bundesanzeiger veröffentlicht.

Veröffentlichung im Bundesanzeiger: Formelle öffentliche Bekanntmachung über die Eintragung des Geschäftsführers im Handelsregister (im Bundesanzeiger);
Pressemitteilung: In einer Pressemitteilung kann das Unternehmen die personellen Veränderungen in der Geschäftsführung zusätzlich kommentieren und den neuen Geschäftsführer vorstellen;
Information von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden: Interne und externe Kommunikation an Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden bezüglich der Ernennung des neuen Geschäftsführers.

9. Aufnahme in Geschäftsführung und Einarbeitung

Aufnahme der Tätigkeit in der Geschäftsführung der GmbH;
Aushändigung einer Kopie der Geschäftsordnung für die Geschäftsführer;
Übertragung der laufenden Geschäfte, Projekte und Verantwortungsbereiche auf den neuen Geschäftsführer;
Unterstützung bei der Einarbeitung und der Integration in die Organisationsstruktur;

10. Checkliste für den Geschäftsführerwechsel

Beim Austausch eines Geschäftsführers kommt zur Ernennung eines neuen Geschäftsführers auch die Abberufung des bisherigen Geschäftsführers hinzu. Dieser Prozess ist das Gegenstück zur ursprünglichen Ernennung und beendet die Amtszeit des Geschäftsführers. Das GmbH-Gesetz bezeichnet die Abberufung in § 38 GmbHG als Widerruf der Ernennung.

Vorbehaltlich abweichender Bestimmungen im Gesellschaftsvertrag entscheidet die Gesellschafterversammlung über die Abberufung mit einer einfachen Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Ein betroffener geschäftsführender Gesellschafter ist dabei stimmberechtigt, es sei denn, die Abberufung erfolgt aus triftigem Grund.

Vorlage für einen Gesellschafterbeschluss zur Abberufung eines Geschäftsführers mit fristgemäßer Kündigung des Geschäftsführeranstellungsvertrags (Auszug aus dem Protokoll der Gesellschafterversammlung):

TOP 1: Abberufung von Herrn Alfons Schuster als Geschäftsführer und Beendigung seines Geschäftsführeranstellungsvertrags
Die Gesellschafterversammlung fasste einstimmig und ohne Stimmenthaltung die folgenden Beschlüsse:
Herr Alfons Schuster wird mit Wirkung zum .... als Geschäftsführer abberufen. Ihm wird Entlastung erteilt.
Der bestehende Geschäftsführeranstellungsvertrag vom .... wird fristgerecht zum .... gekündigt.
Der Vorsitzende der Gesellschafterversammlung, Herr Thomas Gruber, wird hiermit von allen Gesellschaftern bevollmächtigt, die vorstehenden Gesellschafterbeschlüsse Herrn Schuster mitzuteilen sowie alle Erklärungen abzugeben und Handlungen vorzunehmen oder entgegenzunehmen, die zur Ausführung der vorgenannten Beschlüsse gegenüber Herrn Schuster erforderlich sind.

Die jederzeitige Abberufung der Geschäftsführer kann im Gesellschaftsvertrag so eingeschränkt werden, dass der Widerruf der Ernennung gemäß § 38 Abs. 2 GmbHG nur aus schwerwiegendem Grund erfolgen kann.

11. Musterdokumente zur Ernennung und Abberufung eines Geschäftsführers

Beschluss der Gesellschafter zur Ernennung eines neuen GmbH-Geschäftsführers;
Geschäftsführerwechsel: Beschluss der Gesellschafter zum Wechsel der GmbH-Geschäftsführer mit Abberufung und Ernennung eines neuen Geschäftsführers;
Musterbrief an das Notariat zur Vorbereitung der Anmeldung der Eintragungen ins Handelsregister;
Vorlage für eine Pressemitteilung zur Bekanntgabe von Veränderungen in der Geschäftsleitung einer GmbH;
Arbeitszeugnis für Geschäftsführer (mit zwei Varianten)

Bitte beachten Sie, dass diese Checkliste zur Ernennung eines neuen Geschäftsführers je nach Unternehmensgröße und -struktur abweichen kann. Darüber hinaus erhebt sie keinen Anspruch auf absolute Vollständigkeit für jeden spezifischen Einzelfall.

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