Reisekosten für den Berufstätigen

Fahrtgeld vom Dienstherrn für den Weg zur Arbeitsstätte

Es ist keine Neuigkeit, dass einige Angestellte während einer Arbeitswoche eine beträchtliche Anzahl von Kilometern zurücklegen. Hinzu kommen dienstliche Fahrten sowie, falls zutreffend, kleinere Besorgungen für den Chef persönlich.

Doch wer muss schlussendlich für die entstandenen Ausgaben aufkommen? Ist eine Rückerstattung der Reisekosten durch den Dienstherrn obligatorisch? Und welche Summe an Kilometergeld kann pauschal vom Dienstherrn gefordert werden? Diesen Fragestellungen widmet sich der nachfolgende Leitfaden.

Normalerweise stellt eine Kompensation der Reisekosten durch den Dienstherrn keine Verpflichtung dar, wenn es um die täglichen Wege vom Wohnort des Arbeitnehmers zum Arbeitsplatz geht. Manche Vorgesetzte leisten dennoch Zahlungen - dies stellt somit eine freiwillige Geste dar.

Aus diesem Grund können Arbeitnehmer bei dieser Form der Reisekostenerstattung durch den Dienstherrn keinesfalls erwarten, dass sämtliche Ausgaben beglichen werden. Selbst eine Erstattung der Fahrtkosten vom Dienstherrn, welche die Kosten nur teilweise deckt, kann sich finanziell bereits bemerkbar machen. Diese Reisekostenzulage können Dienstherren als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Ein Großteil der Berufstätigen erhält kein Benzingeld vom Dienstherrn. In solchen Fällen haben die Betroffenen jedoch die Möglichkeit, anfallende Reisekosten auf dem Arbeitsweg von der Lohnsteuer als Aufwendungen abzusetzen.

Reisekostenerstattung durch den Dienstherrn für berufliche Fahrten

Im Hinblick auf Reisekostenerstattungen haben Vorgesetzte bei Dienstfahrten meist keine andere Wahl - sie sind verpflichtet, die Ausgaben der Angestellten zu decken. Dies ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) dargelegt:

Wenn der Beauftragte zum Zweck der Auftragserfüllung Aufwendungen tätigt, die er nach den gegebenen Umständen als notwendig erachten darf, so ist der Auftraggeber zur Entschädigung verpflichtet.'

Doch wonach richtet sich die Erstattung der Reisekosten durch den Dienstherrn exakt?

• Wenn die Dienstfahrt mit dem eigenen Fahrzeug unternommen wird, muss sich die Reisekostenerstattung durch den Dienstherrn an einer festgelegten Kilometerpauschale orientieren.
• Bei Dienstfahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder einem Flugzeug erhalten Sie keine Kraftstoffentschädigung vom Dienstherrn, sondern den tatsächlichen Kostenbetrag des jeweiligen benötigten Fahrscheins.

Heutzutage ist es übrigens keineswegs mehr unüblich, dass die Reisekostenerstattung durch den Dienstherrn mittels eigens vom Vorgesetzten ausgehändigten Tankkarten abgewickelt wird. Muss ein Kraftfahrzeug betankt werden, kann der Betrag direkt von dieser Karte und somit von einem Geschäftskonto abgebucht werden.

Falls dies nicht zutrifft, ist es ratsam, Belege und Rechnungen von Tankstellen sorgfältig aufzubewahren, da Sie vor der Reisekostenerstattung durch den Dienstherrn oftmals ein spezifisches Formular ausfüllen müssen. In diesem Schreiben müssen Sie die entstandenen Ausgaben belegen können. Sofern Sie alle Nachweise aufgehoben haben, sollte der Ausgleich der Reisekosten durch den Dienstherrn ohne weitere Hindernisse erfolgen können.

Wie ist die Berechnung des Fahrtgeldes vom Dienstherrn vorzunehmen?

Wenn Sie als Angestellter den Zuschuss zu den Reisekosten durch Ihren Dienstherrn kalkulieren möchten, können Sie sich an der gesetzlich festgelegten Kilometerpauschale orientieren. Vom Dienstherrn stehen Ihnen demnach dreißig Cent für Kraftfahrzeuge und zwanzig Cent für Motorräder oder Motorroller zu.

Bei der Ermittlung eines Zuschusses zu den Reisekosten durch den Dienstherrn wird ausschließlich die kürzeste Route berücksichtigt.

Es handelt sich daher häufig um eine sogenannte „Entfernungsbeitragspauschale', deren Gesamthöhe sich ergibt, wenn Sie die folgenden Daten miteinander multiplizieren:

• An wie vielen Kalendertagen im Jahr absolviert der Angestellte Fahrten zum Arbeitsplatz?
• Wie viele Hin- und Rückfahrten bzw. wie viele Kilometer legt der Angestellte tagtäglich zurück?
• Welche Höhe hat die gesetzlich festgelegte Kilometerpauschale?

Bei zweihundert Arbeitstagen, einem täglichen Arbeitsweg von fünfzehn Kilometern sowie einer gesetzlichen Kilometerpauschale von dreißig Cent könnten Sie demzufolge eine Entfernungspauschale und folglich eine Reisekostenpauschale vom Dienstherrn in Höhe von neunhundert Euro beanspruchen.

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